中国地质大学（武汉）地质调查研究院
原始地质资料归档、成果登记、成果和原始地质资料
汇交工作管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为了切实贯彻执行《地质资料管理条例》，加强对归档工作的管理和做好成果地质资料汇交工作，根据中国地质大学（武汉）地质调查研究院（以下简称地调院）以往原始资料归档和原始、成果资料汇交工作中存在的具体问题，依照《原始地质资料立卷归档规则》（D A/T41－2008,2008年9月1日实施，附件1）、《成果和原始地质资料验收技术要求》（附件2）、国土资源部210号文《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（附件3）、《中国地质调查局地质调查项目成果资料暂行办法实施细则》、《科学技术档案工作条例》制定如下管理办法。
第二条 本办法所指的原始地质资料归档工作是指对地质调查项目的管理和实施过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像电子等各种载体形式的文件材料和实物进行收集、整理、立卷和向地调院移交等具体事项；成果登记工作是指项目完成时，根据《中国地质调查局地质调查项目成果登记管理规定》（附件4），向相关成果登记部门申报成果登记；成果和原始地质资料汇交工作是指地质调查项目完成时，按相应的技术规范和原项目设计要求，对以文字、图、表、多媒体和软件等形式反映工作成果的一整套技术文件材料进行收集、整理、编排和向中国地质调查局与国土资源部提交等具体事项。
第三条 原始地质资料归档、成果登记和成果、原始地质资料汇交是地质工作项目的重要环节，由信息资料室负责组织和管理全院所有项目的相关工作。
第四条 涉及国家秘密的地调资料，应按照国家有关保密规定进行管理。
第二章 原始地质资料归档工作具体职责、归档范围与质量要求
第五条 “科技文件材料的形成、积累、整理、立卷是生产技术部门和该部门科技人员的职责。”项目组应该把科技文件材料的形成、积累、整理和立卷归档纳入科研工作程序和项目计划中，必须在项目经费中预留必要的经费，用于日常和最终资料归档。
第六条 项目组是原本文件材料的形成单位，实行由项目负责人主持立卷归档工作责任制，完成本项目的立卷归档工作，并保证归档文件的标准化、规范化。
具体参照《原始地质资料立卷归档规则》（D A/T41-2008）进行立卷。
第七条 各项目组进行项目设计、分工时必须确定一名“文件管理员”，并列入“人员分工”表格，具体负责本项目实施过程中形成的全部原本文件材料的积累和保管工作，形成的文件要及时登记入册、集中妥善保管。项目负责人对文件的集中管理工作要加强监督，杜绝多头保管文件现象。
第八条 项目实施过程中购买的纸质资料应及时登记入册、妥善保管，并要遵守保密协议。购买的地形图必须由“文件管理员”特别保管，严格遵守《保密法》，未经项目负责人同意不得带出项目工作室；凡购买的数据光盘，应在地调院信息资料室办理登记和归档手续，由信息资料室盖章、签字后方能报账。所购买的数据光盘向信息室移交保存。
第九条 合作项目原始文件材料的归属，按合同书的约定执行。未就原始文件材料的归属形成专项条款者，其原始文件材料归属为本信息资料室。
协作项目需向地调院提交一套成果报告及其附图、附件材料及其电子版。
第十条 原本地质资料归档范围：
主要包括立项申请书、任务书（每年一份）、项目设计书、设计审查与审批意见书、技术合同文件、项目实施过程中的所有原始记录、数据分析资料、测试鉴定报告，野外验收或竣工验收意见书，成果报告初审意见书、成果报告评审意见书，成果报告审查意见书等等。
第十一条 归档文件的质量要求：
凡归档原本文件材料必须内容“完整、准确、系统”，审查手续完备，即测试鉴定材料要有鉴定人签名、测试鉴定单位公章。
原本文件的制成材料优良、大小一致，格式统一，字迹工整、清晰，禁用圆珠笔和铅笔、金属等不利于长期保存的书写工具与装订物。
凡原本文件材料质量不到归档要求的，信息资料室不予接收。
第十二条 提出野外验收申请的同时，项目组应移交一份原始资料清单，由总工办和信息资料室负责对实物和清单进行审核，原本资料不“完整、准确、系统”者，该申请不予通过。
野外验收工作完成后，各项目组要进一步加强对原始文件材料的集中管理，防止原始文件材料散失。
因编写成果报告需要使用原本文件材料和其他已登记入册资料的，实行借阅登记制度，经项目负责人同意后由“文件管理员”负责登记、借阅，使用完毕及时归还，“文件管理员”或负责人要负责催还。为了不影响利用和确保安全，最好使用复印件。
第十三条 信息资料室与项目组之间应保持密切联系，及时检查和掌握项目实施过程中原始文件材料的形成、积累情况以及集中保管和使用的情况，确保原始文件材料的完整和安全。
第十四条 各项目组应在《成果报告评审意见书》的审批意见正式下达后三个月之内，向地调院资料室完成所有原始文件、资料的归档。不按期移交合格归档文件者，按本办法的第二十条处罚。
第十五条 每个工作项目从启动至结题，建立相应的临时档案，由信息资料室负责跟踪收集，并集中保管项目实施过程中形成的以下文件的纸质原件：
⑴ 立项申请书；
⑵ 任务书（每年一份）；
⑶ 项目设计书、设计审查与审批意见书；
⑷ 技术合同文件；
⑸ 野外验收（或竣工验收）意见书；
⑹ 成果报告评审意见书、成果报告审查意见书（认定书）
为保证安全，项目组使用以上文件的复印件，需要使用原件时，向资料室提出申请借出，并及时归还。
第三章 成果登记工作具体职责与范围
第十六条 自2012年5月《中国地质调查局地质调查项目成果登记管理规定》发布之日起进行评审的地质调查工作项目和计划项目成果，均应在成果审查之日起90日内，向相关成果登记部门申报成果登记。具体工作要求详见《中国地质调查局关于开展地质调查项目成果登记工作的通知》（附件5）。
第十七条 各项目组在收到成果审查意见书后，应与资料室联系下载填写《中国地质调查局地质调查项目成果登记申报表》（附件6），并和下列材料一起移交给资料室相关工作人员完成成果登记工作：
⑴ 原始地质资料归档证明；
⑵ 成果报告评审意见书和审查意见书；
⑶ 应用技术成果应提交相关评价证明（鉴定、验收、检测报告），涉及知识产权的应提交相关证书（专利证书、软件登记证书等），已获得储量的应提交相关机构出具的证明；
⑷ 形成出版物（学术论文、专著等）的，应提交学术论文或专著的主书名页（包括扉页和版本记录页）；
⑸ 其它应提交的材料。
成果登记网上审核通过后，申报单位从系统中导出打印申报书并加盖单位公章，与上述相关申报材料依序装订成册后，向相关成果登记部门提交纸质材料及其数据光盘各一份。
涉密项目成果登记由申报单位联系相关成果登记部门单独登记。
第四章 成果、原始地质资料汇交工作具体职责与范围
第十八条 项目组应该把成果和原始地质资料电子文档的制作和汇交工作纳入科研工作程序和项目计划中，给予必要的经费支持。
第十九条 《成果报告评审意见书》正式下达后，项目组应按照《地质调查项目任务书》、《地质调查项目成果评审意见书》的要求、国土资源部正式颁发的《成果资料电子文件汇交格式要求》（附件3）以及《成果和原始地质资料验收技术要求》（附件2），及时整理制作电子文档，由资料室检查合格后转交相关部门，汇交工作要求在成果审查之日起180日内完成。
第二十条 收集、整理、制作工作要求如下：
(1) 参照《成果评审意见书》“提交的技术文件目录”，完整收集需要汇交的所有成果文件。根据成果评审时专家确定的需要汇交的原始地质资料清单完整收集原始资料的电子文件。
(2) 参照《成果地质资料电子文件汇交格式要求》进行编排，统一成果报告中的封面、标题、正文文字，所有插图内容完整、字迹清晰、结构合理。
保留成果报告插图的源格式电子文件，如MAPGIS格式、Core1DRAW格式、Excel格式等其他符合规定的格式；
(3) 对每个MAPGIS格式附图（最终稿）分别建立图库，其中包含的文件有：点、线、面和工程文件，字库和系统库文件；
(4) 数据库文件按照《地质调查项目任务书》的要求分别建库；
(5) 纸质文件与存档文件(PDF格式)、源电子文件保持一致,即“三一致”。附图(最终稿)用MAPGIS格式打印，以保证纸质附图与电子文件的内容和颜色一致。
第二十一条 信息资料室督促、协助各项目组按时汇交成果和原始资料电子文档，对电子文档的整理制作给予必要的指导并把好质量关，质量不合格者限期整改，直至合格。所有成果资料电子文档由地调院统一向地调局和国土资源行政部门汇交。
第二十二条 每个工作项目要在最后一年的经费中预留10%（由地调院财务室执行），用于竣工验收、资料归档和汇交。项目组如在规定的时间内（参见本办法的第十四条）完成了全部原始文件材料的归档、资料汇交和竣工验收后，地调院将返还所有剩余的预留金；
第二十三条 对不按期完成归档汇交任务的项目负责人，地调院将冻结该项目负责人最后一年经费的10%作为罚金，取消其申报新项目的资格，并以文件形式向全校通报批评，责令限期完成资料归档。
第四章 附则
第二十一条 本规定由地调院资料室负责解释。
第二十二条 本办法自发布之日起实施。
